Datenschutz
Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Campusmanagement HISinOne (Bewerbungs- und Statusportal) der Universität Bielefeld (Version 1.3 vom 29.02.2024)Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.
1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Rektorin Frau Prof. Dr. Angelika Epple.
1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 – 00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de
1.2. Fachlicher Ansprechpartner
Für das Bewerbungs- und Studierendenmanagement (HISinOne) ist das Dezernat SL, fachlich verantwortlich.
Dezernentin: Ines Meyer
E-Mail: ines.meyer@uni-bielefeld.de
Telefon: 0521 106-5229
Technische Verantwortung: (HISinOne): Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS)
Leiter: Frank Michaelis
E-Mail: frank.michaelis@uni-bielefeld.de
Telefon: 0521 106-4937
1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen
Tel.: 0521 106-5225
Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de
2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke
Das Campusmanagementsystem HISinOne unterstützt das Bewerbungs- und Studie-rendenmanagement. Dabei werden Daten von Studienbewerber*innen und Studierenden verarbeitet.
2.1 Zwecke
- Zugang/Zulassung zum Studium (Bewerbungsverfahren inklusive Zugangsverfahren und Zulassungsermittlung, Immatrikulation)
- Durchführung des Studiums sowie der Promotionsverwaltung (insbesondere Beurlaubung, Semestergebühren, Exmatrikulation)
- Erstellung und Fortschreibung des Wählerverzeichnisses anlässlich der Durchführung der Wahlen zum Studierendenparlament
- Erfüllung der Aufgaben im Rahmen der Hochschulstatistik nach Maßgabe des Hochschulstatistikgesetzes und weiterer universitätsinterner statistischer Zwecke
Studieninteressierte
BID / BAN Nummer der SfH (sofern vorhanden werden die Personen- und Kontaktdaten der SfH übernommen) andernfalls: Name (inkl. akad. Grad, Titel, Namenszusatz, Geburtsname), Geburtsdatum und –ort / -land, Geschlecht, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Telefon(e), E-Mail, Passwort.
Bewerber*innen
Daten des Studieninteressierten, Studiengang (Abschluss, Fach, Fachsemester), Sonderanträge (Härtefall, bevorzugte Zulassung, Nachteilsausgleich, Spitzensportler*innen, Ü55), Daten zur Hochschulreife (Note, Art, Datum, Kreis/Land), ggf. Sprachnachweis, ggf. Zertifikat der Akademischen Prüfstelle (für Studieninteressenten aus China, Vietnam und Indien), ggf. VPD-Bescheinigung (für internationale Bewerber*innen auf grundständige Studiengänge), Hochschulvergangenheit (bisher studierte Semester, abgeschlossenes Studium (ja/nein), ggf. bisheriger Hochschulabschluss (Land, Sprache, Note, Hochschule, Abschluss, Fach), Berufsausbildung / Dienst (jeweils mit ja/nein), Status eines berufl. Qualifizierten oder Minderjährigkeit (jeweils ja/nein), Verfahrenswerte des Zulassungsverfahren (HZB, Wartezeit, Dienst, Bildungstyp) sowie des Zugangsverfahren (Kompetenzpunkte, fachlicher/ akademischer/ sprachlicher Zugang, Gesamtzugang, Beratungsgespräch/SelfAssessment), (Vorab-) Quoten, Wartezeit, Begründungen, Nachweise und Ergebnisse Sonderanträge, ggf. weitere Nachweise (Kompetenzen) für die Zugangsprüfung gemäß der jeweiligen Studien- und Prüfungsordnung bzw. der Promotionsordnung, Verfahrensergebnisse (Zugangs- und Zulassungsstatus, Bescheide, Annahme/Status), entsprechende Dokumente/ Nachweise über die o.st. Daten (insb. HZB, Studienvergangenheit, Hochschulabschluss, Sprachenachweise, Kompetenzen)
Bewerbung*innen Promotion Medizin
Daten des Studieninteressierten, Studiengang (Abschluss, Fach. Fachsemester), angestrebter Abschluss, Arbeitstitel der Dissertation, Art der Einschreibung bzw. Dissertation, Art der Registrierung als Doktorand (Erst- / Neu), Antrag auf Annahme sowie eine Projektskizze, Sprachen, Transkript, Dauer des Studiums, Nachweis einer wissenschaftlichen Arbeit, Lebenslauf, Erklärung Ethikkommission, zusätzlich beim Dr. med.: Antrag auf Aufteilung der Vollzeitforschungsphase, Promotionsvereinbarung, Betreuungsvorschläge, Angabe zur ärztlichen Prüfung (ja/nein). Die jeweiligen Dokumente werden im Portal hochgeladen.
Vorl. Studierende (Bewerber*innen, die das Zugang- bzw. Zulassungsverfahren positiv durchlaufen oder sich auf einen NC-freien Studiengang beworben haben. Die entsprechende Einschreibung wurde erfasst, aber Geldeingang ist noch nicht erfolgt)
Neben den o.g. Personen- , Kontakt- und Studiengangsdaten werden bei der Einschreibung die bereits benannten Daten um folgende Daten ergänzt: ggf. weitere Hochschulreife (erste HZB); ggf. Daten zum früheren Studium (Land / Hochschule und Zeitpunkt der (Erst-)Einschreibung, bisherige Semester), ggf. Daten zum Vorsemester bzw. vorherigen Studienabschlüssen – ggf. jeweils in Mehrzahl (Note, Datum des Abschlusses, Status des Abschlusses (bestanden, endg. nicht bestanden), Studiengang – d.h. Abschluss, Fach, Studienform, Hochschule des Studiums bzw. des Abschlusses, Semester des Studiums bzw. Abschlusses), frühere Auslandsaufenthalte (Land, Monate, Art des Aufenthaltes und ggf. Programm), Angaben zur Krankenversicherung (Teilnahme am SMV, Versichertenstatus, Krankenkasse und Versichertennummer, Versicherungsbestätigung, Meldungen gemäß § 199a SGB V), Heimatkreis, Angaben zu Beruf und Praxis (ja/nein Feld) sowie die Angabe zum Status „Eltern“ und zur endgültig nicht bestandene Prüfung.
Zusätzlich zu den o.g. Daten werden systemseitig die Matrikelnummer, der Account (Benutzerkennung und Passwort), Semesterkreis, der Einschreibstatus und –datum sowie eine Rechnung geniert und am Datensatz gespeichert. Ferner werden die Daten zu geleisteten Zahlungen (Überweisung / Barzahlung) gespeichert. Die Daten des Studiengangs werden angereichert mit Hörerstatus, Studienform und Art und Typ des Studiums an der Universität Bielefeld. Sofern erforderlich können weitere Personenattribute (neben dem Status Eltern, Semesterticket, Unterscheidungsmerkmale bei internat. Studierenden (im Sinne von Austauschprogramm, Geflüchteten usw.) oder berufl. Qual) am Datensatz gespeichert werden.
2.3 Personenbezogene Daten im Rahmen der Studierendenverwaltung
Studierende
Daten des vorl. Studierenden ergänzt um mögliche Rückmeldesperren und Bescheinigungen. Sollte eine Prüfung im Laufe des Studiums abgeschlossen werden, so wird diese mit (Studiengang, Semester, Status, Note, Datum) ebenso gespeichert.
Bei Beurlaubungen systeminterne Vermerke zu folgenden Beurlaubungsgründen:
- Eigene Erkrankung
- Pflege von Ehegatten, eing. Lebenspartnern, Verw.
- Kinderbetreuung (eh. auch Schwangerschaft) bis 18J
- Verbüßen einer Freiheitsstrafe
- Wirtschaftliche Notlage
- Schwangerschaft
- Studium an einer ausländischen Hochschule oder Sprachschule
- Praktische Tätigkeit
- Ableistung eines Bundesfreiwilligendienstes o.ä.
- Ausübung des Amtes einer Prodekanin/eines Prodekans
- Abwesenheit vom Hochschulort aufgrund eines Forschungsvorhabens oder im Interesse der Hochschule
- Als Doktorand*in eingeschrieben und aus wichtigem Grund kein Aufenthalt am Hochschulstandort
- Gründung eines Unternehmens
- Sonstige wichtige Gründe
Über den Daten des Studierenden hinaus: Strukturiertes Promotionsprogramm (ja/nein), Beschäftigungsverhältnis an der eigenen Hochschule (ja/nein), Promotionsstatus, Art der Dissertation und Art der Promotion sowie das Datum der Annahme / Beginn der Promotion bzw. Unterbrechung und Beendigung der Promotion, Erstbetreuer, Finanzierung der Promotion.
Die Bewerber*innen, Studierenden und Promovierenden können sich mit ihrem Account über das Web am Campusmanagementsystem anmelden und einen Teil ihrer Daten jederzeit einsehen und ggf. auch selbst ändern. …
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e, DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §§ 2, 48 HG NRW, § 2 - 4 Einschreibungsordnung Universität Bielefeld sowie Hochschulzulassungsgesetz (HZG) und Vergabe-Verordnung NRW, Auswahlverfahrens- und Zulassungsordnung der Universität Bielefeld, Ordnung über den Zugang und die Zulassung internationaler Studienbewerberinnen und Studienbewerber zum Studium an der Universität Bielefeld (OZZIS), Berufsbildungshochschulzugangsverordnung (BBHZVO), Ordnung der Universität Bielefeld für die Durchführung von Zugangsprüfungen (ZPO), Zulassungsordnung Medizin, Studien- und Prüfungsordnungen (insbesondere der Fächerspezifische Bestimmungen für Masterstudiengänge).
4. Datenübermittlungen
Die Übermittlung der Daten erfolgt grundsätzlich gemäß § 1 Abs. 6 der Einschreibungsordnung (EO) der Universität Bielefeld konkretisiert in der Anlage „Verarbeitung personenbezogener Daten von Studienbewerber*innen und Studierenden“.
Im Rahmen von Statistiklieferungen an IT.NRW gemäß § 3 Abs. 1 und 2, § 4, § 5 Abs. 2 und § 9 Hochschulstatistikgesetz.
Neben der in der Anlage zur EO genannten Weitergabe an externe Stellen erfolgt ferner eine Weitergabe an hochschulstart.de gemäß dem Hochschulzulassungsgesetz (HZG NRW) sowie an CRIS.nrw zur Pflege des FIS (Forschungsinformationssystem) der Universität Bielefeld, welches für die Universität in Münster gehostet wird.
Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 DS-GVO.
5. Löschfristen
Daten von nicht immatrikulierten Bewerberinnen werden in den folgenden Fällen ein Jahr nach Ablauf des Semesters, für das sich beworben wurde, gelöscht.
- wenn Sie nach Online-Einschreibung die weiteren Immatrikulationsnachweise nicht beigebracht haben
- wenn Sie nach Online-Einschreibung die Semesterbeiträge nicht entrichtet haben
- wenn sie nach Zulassung einen Studienplatz nicht angenommen haben bzw.
- wenn der Studienplatz versagt wurde
- wenn Sie Ihre Bewerbung bzw. Einschreibung widerrufen
Näheres und die jeweils aktuellen Aufbewahrungsfristen können den Richtlinien über Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Unterlagen für die Universität Bielefeld entnommen werden. Die Daten werden vor einer endgültigen Löschung dem Archivar angeboten; dieser prüft, ob sie ggf. in ein Langzeitarchiv überführt werden.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Als Studierende*r und/oder Studienbewerber*in können Sie selbst Teile Ihrer Stammdaten sowie einen Großteil der gespeicherten Daten über ein sog. „Kontrollblatt der Studierenden bzw. Bewerberkontrollblatt“ Einsicht nehmen. Darüber hinaus können Sie jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
- das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.
- Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
Nordrhein-Westfalen Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf